Selamat Datang di X3-PRIMA, Melayani Setulus Hati, Memberikan yang terbaik

12.9.09

Manajemen Pelatihan

Oleh : Hendrayana Taufik



1. Manajemen Pelatihan Efektif

Indikator Keberhasilan Pelatihan

Program Pelatihan yang didesain dengan baik, apabila proses pelaksanaannya dikelola dengan efesien dan efektif, pasti akan menghasilkan sesuatu yang menguntungkan.

Keadaan ini dapat diketahui bilamana :

1. Para peserta mampu menerapkan pengetahuan dan keterampilan yang diperoleh secara langsung pada pekerjaannya.

2. Para manajer pelatihan mempunyai wewenang yang memadai untuk memastikan bahwa isi rencana yang diberikan oleh pembuat desain pelatihan dilaksanakan secara efektif.

3. Secara financial memadai

4. Para pelatih dan staf pendukung teknis yang cukup tersedia bila manajer membutuhkannya.

5. Baik staf pelatih maupun sata penunjang sama-sama berkompeten dan termotivasi.

Konsep Pelatihan

Pelatihan dapat memberikan nilai-nilai ilmiah berupa konsep-konsep dan prinsip-prinsip yang inovatif berdasarkan asas-asas ilmiah yaitu objektif, dapat diobservasi, dapat diukur dan bernilai guna sesuai dengan fungsi-fungsi ilmiah yaitu memahami, menggambarkan, menjelaskan, memprediksi dan mengendalikan upaya bagi kemajuan masyarakat, bagsa dan tata kehidupan global.

Konsep pelatihan dipandang dari filsafat ilmu, fenomena kehadiran pelatihan dapat meunculkan tiga pertanyaan :

1. Segi ontologis (apakah yang dimaksud dengan pelatihan)

2. Tinjauan Axiologis (apakah sesungguhnya manfaat pelatihan)

3. Kajian epistimologis (bagaimana cara mengkaji dan mengembangkan pelatihan)

ONTOLOGIS : Friedman dan Yanbourgh (1985 : 4) mengemukakan,

“Training is a process used by organizations to meet their goals. It is called in to operation when a discrepancy is perceived between the current situation and a prefered state of affairs. The Trainer’s role is to facilitate trainee’s movement from the status quo toward the ideal”.

AXIOLOGIS :

Pada dasarnya program pelatihan memiliki dampak positif baik bagi individu maupun organisasi. Pengalaman empirik dalam menyelenggarakan pelatihan untuk berbagai industri dan bidang usaha, menunjukkan bahwa paling tidak melalui pelatihan akan terjadi peningkatan penghasilan bagi individu yang bersangkutan, karena hasil pelatihan membuka peluang peningkatan karir. Sementara dalam kondisi indonesia yang sedang mengalami krisis ekonomi terjadi kecenderungan downsizing / pengurangan karyawan.

Terapi melalui pelatihan paling tidak tercipta suatu jaminan keamanan bagi karyawan tersebut. Oleh karena itu jelas manfaat pelatihan bagi individu adalah terjadinya peningkatan berbagai kemampuan (competencies) melalui perolehan keterampilan, pengetahuan, sikap dan nilai-nilai baru setelah mengikuti pelatihan, yang ditampilkan dalam pelaksanaan tugas atau pekerjaan dalam kehidupan untuk mandiri.

Smith (1999) memperkuat tentang manfaat pelatihan sebagai berikut :

1. Pelatihan dan pengembangan memiliki potensi untuk meningkatkan produktivitas tenaga kerja.

2. Pelatihan dan pengembangan dapat memperbaiki kualitas output dan seseorang yang lebih terlatih tidak hanya lebih kompeten terhadap pekerjaannya tetapi juga lebih peka terhadap tindakannya.

3. Pelatihan dan pengembangan memperbaiki kemampuan organisasi untuk menghadapi perubahan, kesuksesan implementasi perubahan apakah bersifat teknik atau strategi tergantung pada keterampilan dari SDM dalam organisasi itu.

Dengan demikian jelaslah bahwa pelatihan memiliki peran yang setara atau sama penting dengan fungsi-fungsi lain dalam organisasi yakni, produksi, pemasaran dan keuangan. Namun demikian tentu pelatihan harus mengarah pada manfaat bagi organisasi dimana seseorang bekerja.

Lalu mengapa pelatihan menjadi fungsi yang penting? Beberapa sympotom yang dapat dianggap sebagai pemicu yakni standar kerja tidak tercapai, karena karyawan tidak mampu melaksanakan tugasnya dan tidak produktif, sehingga menurunkan tingkat penjualan, pada gilirannya tingkat keuntungannya menurun.

Beberapa faktor penyebab antara lain kegagalan memfasilitasi, memotivasi, kegagalan dalam memberikan pelatihan secara efektif kepada karyawan. Itulah sebabnya pada organisasi multinasional/international menerapkan program peningkatan mutu SDM melalui Training Needs Analysis (TNA).

EPISTEMOLOGIS

Dari segi sistem dapat dipahami bahwa pada umumnya pelatihan memiliki masukan (input). Proses dan keluaran (output). Komponen pelatihan mencakup masukan lingkungan (environmental input) masukan sarana (instrumental input)¸masukan mentah (raw input) dan masukan lain (other input). Proses (processes) pelatihan merupakan interaksi pembelajaran antara masukan sarana, terutama pelatih, dengan mentah yaitu peserta pelatihan. Tujuan pelatihan terdiri atas tujuan pembelajaran antara keluaran (output) dan tujuan pembelajaran akhir yaitu pengaruh (outcome).

Sementara itu, Dr. Sudjana (2004) mengidentifikasikan langkah-langkah pengelolaan program pelatihan :

1. Perencanaan (Planning)

2. Pengorganisasian (Organizing)

3. Penggerakkan (motivating)

4. Pembinaan (conforming), Supervisi (Supervising), Pengawasan (controlling) dan pemantauan (monitoring)

5. Penilaian (Evaluating)

6. Pengembangan (developing),

2. Strategi pembelajaran

Strategi pembelajaran merupakan strategi agar semua pekerjaan mencapai hasil yang baik. Itu terjadi bila dilakukan dengan prinsip manajemen, antara lain adanya perencanaan dan persiapan. Agar tujuan dan sasaran itu tercapai dengan sebaik-baiknya, perlulah seorang pelatih menyusun perencanaan dan melakukan persiapan dengan sebaik-baiknya pula.

Davids and Davis (1998) mengidentifikasi 7 Strategi Pembelajaran yaitu :

1. Strategi Pembelajaran Prilaku untuk penguasaan dan pengembangan Ketrampilan.

2. Strategi pembelajaran kognitif dalam penyajian dan penjelasan materi pelatihan.

3. Strategi pembelajaran untuk pengembangan berfikir kritis, kreatif, dan dialogis.

4. Strategi Pembelajaran model mental untuk memecahkan masalah dan pengambilan keputusan.

5. Strategi pembelajaran dinamika kelompok untuk pengembangan sikap, hubungan kemanusiaan dan kerja tim.

6. Strategi Pembelajaran terhadap kenyataan sesungguhnya melalui bermain peran, drama skenario, dan simulasi, serta ;

7. Strategi pembelajaran melalui tutorial dan bimbingan.

Pendekatan Pedadogi adalah ilmu dan seni mengajar pada anak-anak yang biasa dilakukan di sekolah, (Pedagogy is the science and arts of teaching Children).

Pendekatan Andragogy adalah ilmu dan seni untuk membantu (memfasilitasi) peserta didik melakukan kegiatan belajar (andragogy is the science and arts of helping adults learn).

Manfaat Secara Taksonomi

1. Ketrampilan Produktif (Productive Skills)

2. Ketrampilan Teknik (Technical Skills)

3. Ketrampilan Sosial (Sosial Skills)

4. Ketrampilan Fisik (Physical Skills)

5. Ketrampilan Artistik (Artistic Skills)

6. Ketrampilan Manajerial (Managerial Skills)

7. Ketrampilan Kepemimpinan (Ledership Skills)

8. Ketrampilan Intelek (Intelectual Skills)

9. Ketrampilan Emosi (Emotional Skills)

10. Ketrampilan Rohaniah (Spiritual Skills)

Langkah-langkah Pembelajaran

1. Merumuskan tujuan khusus pelatihan sejelas mungkin dalam prilaku yang dapat diamati dan diukur.

2. Menyatakan/ mengidentifikasi tingkat penampilan ketrampilan peserta.

3. Memecahkan kegiatan pembelajaran yang kompleks.

4. Menetapkan langkah-langkah pembelajaran yang tepat untuk keberhasilan mencapai tujuan pembelajaran

5. Menggunakan berbagai bentuk penguatan yang tepat waktu melalui umpan balik

6. Menyusun model pembelajaran, menyediakan waktu yang cukup dan berbagai peluang sehingga peserta pelatihan dapat mempraktekan keterampilan yang dipelajari.

7. Menggunakan teknologi yang tepat dalam pembelajaran.

3. Evaluasi Pelatihan

EMPAT JENJANG EVALUASI PELATIHAN

Donald L. Kirkpatrick merekomendasikan bahwa efektivitas program pelatihan dapat dievaluasi dalam empat jenjang. Kempat jenjang tersebut merepresentasikan keurutan dalam mengevaluasi sebuah program pelatihan. Evaluasi pada masing-masing jenjang sifatnya penting untuk dilakukan dan evaluasi setiap jenjang memiliki dampak pada jenjang berikutnya. Keempat jenjang tersebut adalah sebagai berikut :

Jenjang 1 – Reaction

Evaluasi pada jenjang ini mengukur bagaimana reaksi (tanggapan, penilaian) peserta terhadap pelaksanaan program pelatihan. Evaluasi ini serupa dengan pengukuran kepuasan pelanggan. Dalam menyusun dan menyelenggarakan program pelatihan adalah penting untuk mengetahui tanggapan peserta terhadap program.

Jenjang 2 – Learning

Pengukuran terhadap hasil pembelajaran merupakan unsur yang sangat penting sebab tidak mungkin mengharapkan terjadinya perubahan perilaku bila salah satu dari ketiga hal di atas tidak tercapai. Walaupun demikian, terjadinya perubahan perilaku juga perlu didukung oleh lingkungannya. Bila atasan tidak memberi kesempatan peserta pelatihan untuk menerapkan apa yang didapatnya di pelatihan, maka akan sulit diharapkan munculnya perubahan perilaku. Pengukuran hasil belajar lebih sulit dan memakan waktu dibandingkan dengan mengukur reaksi. Oleh karena itu, perlu disusun alat ukur yang dapat mengukur pengetahuan, keterampilan, atau sikap sebelum dan sesudah pelatihan.

Jenjang 3 – Behavior

Evaluasi jenjang ini menelusuri sejauh mana perubahan perilaku terjadi yang disebabkan oleh kehadiran peserta dalam pelatihan. Caranya dengan menanyakan apakah perilaku peserta dalam pekerjaan berubah karena program pelatihan. Evaluasi jenjang tiga ini tampak lebih rumit dan kadang sulit dilakukan karena :

1. Peserta tidak dapat mengubah perilakunya sampai mereka mendapat kesempatan untuk mempraktekkan hal yang sudah diajarkan dalam pelatihan

2. Sulit untuk melakukan prediksi kapan perubahan perilaku akan terjadi. Walaupun mereka memiliki kesempatan untuk mengaplikasikannya, namun perubahan perilaku belum tentu terjadi secara langsung

3. Reward untuk melakukan perubahan perilaku sangat berpengaruh dan diperlukan untuk membantu agar terjadi perubahan perilaku ketika peserta kembali ke pekerjaannya setelah dari pelatihan

4. Untuk dapat mengevaluasi pelatihan harus dibuat keputusan mengenai : kapan, seberapa sering, dan dengan cara apa perubahan perilaku akan diukur?


Jenjang 4 – Result

Evaluasi ini merupakan hasil akhir yang muncul karena kehadiran peserta yang dapat meliputi meningkatnya produktivitas, kualitas, dan berkurangnya biaya kerja, serta mengurangi terjadinya turnover sehingga dapat meningkatkan laba. Evaluasi jenjang result adalah evaluasi yang terakhir dilakukan dan merupakan tahap yang sulit dilakukan. Evaluasi ini dapat dilakukan apabila telah melewati tiga evaluasi sebelumnya. Banyak kendala untuk dapat melakukan evaluasi hasil pelatihan. Mengingat hasil yang dicapai juga dipengaruhi oleh banyak faktor, menjadi sulit meyakinkan bahwa hasil yang dicapai benar-benar merupakan pengaruh langsung dari program pelatihan.

Contoh Format Penilaian Evaluasi Pelatihan





4. Kasus-kasus yang terjadi dalam Pelatihan

1. Instruktur terkadang sering mengabaikan kemampuan peserta pelatihan!

Tahapan Penyelesaiannya (Analisis SWOT)

Hasil yang tidak memuaskan dari sebuah penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan ialah karena factor instrukturnya. Sering instruktur mengabaikan kemampuan peserta pelatihan, dan hanya memberikan pelajaran secara konvensional. Instruktur berbicara terus menerus didepan kelas, dengan asumsi bahwa para peserta pelatihan akan mendengarkan secara intensif, bisa mengerti semuanya, dan dapat memahaminya. Banyak pelatihan yang berlangsung demikian, jarang yang dilaksanakan dengan cara yang lebih mendukung proses pembelajaran.

Akibatnya, pelatihan hanya menghasilkan suatu pemahaman yang sifatnya sangat superficial (dangkal), bukan pemahaman yang dalam, yang langsung bisa di implementasikan pada pekerjaan. Kekurang berhasilan dari sistem pelatihan ini memang tidak bisa langsung terlibat, tetapi akan semakin kelihatan sesuai dengan berjalannya waktu dan tersebarnya lokasi pekerjaan. Sampai sekarangpun, masih banyak instruktur dan atasan yang berpendapat bahwa "karyawan harus belajar, belajar tentang yang diajarkan".

Memahami kenyataan tersebut, para peneliti dan praktisi, menyarankan suatu proses pembelajaran yang lebih mampu memberikan trasfer terhadap esensi pembelajaran, bukan hanya semata-mata memindahkan pengetahuan (ilmu) saja. Modifikasi sederhana dari proses pembelajaran, sistem kuliah ini, bisa dilakukan dengan mencari input dari para peserta.

Instuktur diandaikan mendapatkan gambaran tingkat pemahaman peserta terhadap materi pokok pembelajaran yang akan dibawakannya. Iapun dipersyaratkan memahami kebutuhan peserta dan dapat berinteraksi dengan mereka sebagai pembelajar, menggali potensi mereka, sehingga pelatihan menjadi effektif.

2. Kurangnya Perencanaan Efektif!

Tahapan Penyelesaiannya (Analisis SWOT)

Perencanaan dalam melakukan pelatihan dan pengembangan adalah hal yang sama pentingnya dengan bentuk-bentuk layanan, tugas atau tindakan lainnya. Sejumlah kasus menunjukan bahwa pelatihan yang dilakukan dengan sedikit, atau tanpa perencanaan, akan berlalu dengan sedikit atau tanpa menghasilkan pembelajaran; menjadi program pelatihan yang membingungkan bagi pelatih dan pesertanya; atau pelatih dan pelatihannya kehilangan kredibilitas dimata peserta pelatihan dan para manajernya. Hal ini dapat menyebabkan kurangnya permintaan pelatihan. Memang merancang tidak otomatis menjamin pelatihan akan berlangsung dengan efektif. Namun, paling tidak, perencanaan dalam suatu program pelatihan akan membuat program pelatihan tersebut menjadi kredibel, menyenangkan dan efektif.

Gambaran tahapan-tahapan diperlukan dalam perencanaan dan bagaimana merancang proses untuk mempersiapkan program pelatihan dan pengembangan. Meskipun penekanan konteks pada praktik pelatihan langsung, tehnik-tehnik mestinya diterapkan lebih luas pada pendekatan-pendekatan seperti pembelajaran terbuka, vidio interaktif dan program-program pelatihan berbasis komputer, serta program-program pelatihan internet.



3. Kurang Proposionalnya Teknik Presentasi dalam Pendidikan dan Latihan!

Tahapan Penyelesaiannya (Analisis SWOT)

Presentasi semakin mendapat tempat yang istimewa: makin banyak orang dituntut untuk mempresentasikan ide-ide mereka, informasi, dan sebagainya pada audiens yang juga semakin meluas.

Karena itu, tuntutan agar presenter memproduksi presentasi-presentasi yang efektif juga semakin meningkat. Banyak karyawan yang terlihat tetapi tidak pernah terdengar, sekarang dipaksa angkat bicara. Semakin banyak orang dalam organisasi-organisasi sektor publik dan swasta dan lembaga-lembaga relawan diminta mempresentasikan rencana-rencana, informasi dan sasaran-sasaran dengan cara yang jauh lebih publik ketimbang dimasa lalu. Sayangnya, peningkatan dalam kinerja publik ini tidak dibarengi dengan peningkatan yang proporsional dalam presentasi-presentasi yang efektif malah sebaliknya.

Para Manajer, terutama pada saat ini, ditutut untuk menyampaikan presentasi-presentasi yang sifatnya sangat bervariasi menyajikan informasi pada rapat sekelompok staf atau pada dewan direksi atau para manajer senior; mempresentasikan awal pelaksanaan atau hasil-hasil dari suatu proyek; mengajukan usulan suatu produk, pelayanan atau metode kerja pada aneka audiens; membujuk suatu kelompok agar berkinerja sebagaimana diharapkan; memperkenalkan pembicara tamu pada suatu pertemuan perusahaan; menjadi pakar pembicara tamu dalam suatu kursus pelatihan dan pengembangan; dan sebagainya. Banyak diantara hal-hal itu bisa menjadi kesempatan yang sangat penting, bukan hanya karena pokok permasalahan, tetapi juga karena terkait dengan pengembangan karier individu yang bersangkutan.

5. Setelah saya Browsing di Internet tentang Manajemen Pelatihan, saya kemudian menganalisa tentang ”Kurikulum Pelatihan”.

Inilah Kesimpulannya Analisanya

Analisa Kurikulum Pelatihan

Konsep untuk apa melatih dapat disebut analisa kebutuhan pelatihan. Analisa kebutuhan pelatihan membantu para pengambil keputusan untuk menentukan apakah pelatihan bisa menjadi solusi yang tepat untuk menyelesaikan masalah-masalah personalia atau produksi atau kapabilitas. Sementara pelatihan dianggap tepat untuk mengatasi masalah kapabilitas seperti perlunya keahlian baru atau keahlian tambahan, untuk masalah personalia atau produksi ada solusi manajemen alternative seperti mengganti kondisi kerja.

Kebanyakan para perancang pelatihan setuju dengan perlunya mengadakan analisa kebutuhan sebelum mengembangkan suatu pelatihan. Sebuah analisa yang dilaksanakan dengan baik dapat mengidentifikasi tugas-tugas yang perlu dilaksanakan oleh tenaga kerja dan kebutuhan akan pelatihan di masa depan. Dari data ini sebuah pelatihan dapat dikembangkan agar dapat mengajarkan pengetahuan, keahlian dan sikap-sikap yang diperlukan untuk melaksanakan tugas-tugas tersebut.

Perancang pelatihan harus menentukan strategi-strategi dalam pelatihan. Ada dua proses dalam menentukan strategi tersebut, yaitu analisa syarat-syarat pelatihan dan analisa metode & media pemberian pelatihan.

Analisa syarat-syarat pelatihan akan membantu mengidentifikasikan tugas-tugas utama dalam pelatihan dan untuk mengambil keputusan apakah perlu memberi pelatihan atau tidak. Tidak semua tugas yang diidentifikasi dalam kegiatan ini menjadi subjek pelatihan, karena sebagian tugas tersebut mungkin terlalu mudah, sebagian dianggap tugas biasa dan sebagian dapat disisipkan dalam pelatihan lainnya. Dalam upaya mengambil keputusan yang lebih akurat untuk mengadakan pelatihan/tidak mengadakan pelatihan maka tugas-tugas tersebut dirinci ke dalam sub tugas. Untuk tugas yang perlu diadakan pelatihan, suatu tingkatan dalam pelatihan terhadap tugas tersebut (target pelatihan) harus ditetapkan agar dapat diperhitungkan syarat-syarat sumber daya yang akan digunakan.

Analisa metode dan media pemberian pelatihan akan menentukan bagaimana pelatihan akan diadakan. Jika pelatihan mensyaratkan pembelian alat-alat pelatihan yang mahal. Hal ini harus ditentukan sehingga staf yang mengurus masalah pembelian dapat dipersiapkannya sebelum pelatihan dimulai. Jenis media dan metode pemberian pelatihan yang dipilih akan berpengaruh pada pengembangan pelatihan pada kegiatan selanjutnya.

Informasi yang dibutuhkan untuk mengadakan pelatihan dapat dikembangkan. Informasi ini dapat diperoleh dari hasil kedua analisa tersebut di atas. Semua data tersebut disarikan dan dikembangkan menjadi suatu format yang dapat dengan mudah ditafsirkan oleh para pelatih. Aktifitas yang dilakukan pada kegiatan ini adalah pengembangan tujuan pelatihan, pengurutan tujuan-tujuan, pengembangan topik/modul, pengurutan topik/modul, pengembangan program, pengembangan uji coba dan penilaian, analisa metode pemberian pelatihan dan media untuk pelaksanaan kursus, dan pengembangan buku pedoman bagi pelatih. Semua kegiatan tersebut disajikan dalam sebuah dokumen yang disebut kurikulum.

Kurikulum adalah dokumen pelatihan resmi yang menggambarkan tentang strategi, isi dan sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan suatu pelatihan. Kurikulum merupakan sebuah rencana terperinci yang menghubungkan persyaratan pelatihan, sebagaimana diatur dalam spesifikasi pelatihan, dengan bagian-bagian lainnya dari kurikulum. Kurikulum ini terdari enam yang harus didokumentasikan dan dipresentasikan dengan jelas dan komprehensif. Keenam bagian tersebut adalah

Bagian satu : Spesifikasi Pelatihan (Program Pelatihan). Persyaratan program pelatihan atau spesifikasi pelatihan berisikan tentang Nama pelatihan, Lama pelatihan, Tujuan pelatihan, Sasaran pelatihan, Materi pelatihan (Penerapan dan Susunan materi pelatihan), dan Persyaratan calon peserta pelatihan (Syarat umum dan Syarat khusus).

Bagian dua : Informasi Manajemen Pelatihan. Informasi ini memberikan gambaran tentang hubungan antara tujuan, tes, dan pemberian pelatihan. Hubungan tersebut menunjukkan rangkaian pola belajar yang ideal bagi peserta pelatihan, dan memberi para pelatih pengaturan waktu mengajar yang terbaik.

Bagian tiga : Persyaratan Sumber Daya Pelatihan. Ketersediaan jumlah pelatih dalam pelatihan adalah hal yang sangat penting agar pelatihan dapat dikembangkan dan dilaksanakan secara efektif dan efisien. Persyaratan ini sangat menentukan dalam mencapai tujuan pelatihan. Perhitungan syarat-syarat pengadaan pelatih untuk setiap pelatihan akan dibicarakan di lain kesempatan (posting berikutnya).

Bagian empat : Persyaratan Pelatihan. Sebuah pelatihan harus memiliki tes/ujian yaitu tes pengetahuan (terkenal sebagai ujian teori) untuk mengetahui pengetahuan peserta pelatihan akan tujuan pemberian pelatihan, dan tes kinerja (ujian praktek) untuk mengetahui kemampuan kerja peserta pelatihan. Tes ini bertujuan sebagai tes penempatan (placement test), tes evaluasi (formatif test), dan tes pencapaian (summative test). Selain itu, persyaratan pelatihan yang harus dipenuhi adalah tingkat penguasaan atas target pelatihan yang berpengaruh pada strategi pemberian tes. Tingkat penguasaan atas target pelatihan dapat saja berupa skala peringkat. Skala peringkat merupakan sebuah angka yang menggambarkan tingkat prestasi yang diperoleh berkaitan dengan subtugas, aktifitas atau perilaku yang mengidentifikasikan sikap tertentu.

Bagian lima : Pedoman Penilaian. Pedoman penilaian merupakan format rencana penilaian. Tujuan dari penilaian adalah untuk memberi indikasi tentang hasil/prestasi yang dicapai. meskipun demikian, pngakuan akan peringkat dapat dimasukkan sebagai bagian sistem penilaian. Pedoman penilaian ini berisikan : Rencana penilaian harus dikembangkan agar dapat dibuat ikhtisar dari persyaratan pengetahuan, sikap, dan kinerja yang diperlukan untuk setiap topik/modul; Instrumen-instrumen penilaian yang dapat digambarkan sebagai ’kertas ujian’ atau ’daftar periksa’ digunakan oleh penilai dan/atau peserta pelatihan. Pedoman ini memberikan informasi bagi penilai tentang kualifikasi penilai dalam hal pelatihan dan/atau pengalaman, prosedur mengajukan keberatan, syarat-syarat/prosedur penilaian kembali, petunjuk dengan pencatatan hasil penilaian, pelaksanaan audit eksternal atas penilaian pelatihan atau modul, dan petunjuk yang berkaitan dengan pelaksanaan penilaian.

Bagian Enam : Buku Pedoman bagi Pelatih. Format buku ini memberikan informasi yang cukup bagi pelatih dalam merencanakan dan melaksanakan pelatihan dengan persyaratan minimum untuk mengadakan riset terhadap topik/modul. Tampilan format dan isi dapat bervariasi, namun sekurang-kurangnya harus merepresentasikan tentang : Tujuan, Alat bantu pelatihan yang diperlukan, Metode/strategi yang disarankan, Materi(dalam bentuk pointer utama), Referensi, Rasio pelatih/peserta pelatihan, Pengaturan waktu, dan Latihan/tes/tugas. Buku ini sebaiknya diperiksa oleh Ahli Perancang Pelatihan untuk memastikan agar : Tujuan kurikulum mendapat dukunan sebagaimana mestinya, Alokasi waktu yang direncanakan masuk akal, Isinya sejalan dengan spesifikasi tes, dan Adanya kecocokan dengan metode dan alat bantu pelatihan.

Fokus dari kurikulum adalah bagaimana menyediakan satu set kegiatan pembelajaran yang memungkinkan adanya perkembangan dari pengetahuan, keahlian dan sikap. Perkembangan ini mengarah kepada pencapaian kecakapan. Berhasil tidaknya sebuah pelatihan dapat dilihat dari kurikulum pelatihan itu sendiri.

6. Macam-macam Media Pelatihan

1. Benda Asli (Sebenarnya)

2. Model (Paket,Globe, Boneka, dll)

3. Media Bagan

4. Media Grafis

5. Media Gambar

6. Media bentuk papan

7. Media yang diproyeksikan

8. Media dengar

9. Media Pandang Dengar

10. Media Cetak

Media Pembelajaran Dalam Pelatihan

Media Pembelajaran (Learning deves) adalah suatu alat bantu yang digunakan dalam pelaksanaan metode dan teknik pembelajaran dalam pelatihan. Media merupakan alat bantu yang efektif dalam pembelajaran.

Media pelatihan merupakan salah satu factor yang penting dalam manajemen pelatihan, karena berfungsi sebagai unsur penunjang proses pembelajaran, menggugah gairah dan motivasi belajar. Pemilihan dan penggunaan media pelatihan supaya mempertimbangkan:

1. Tujuan pembelajaran

2. Materi pelatihan

3. Ketersediaan media

4. Kemampuan pelatih/instruktur yang akan menggunakannya.

Fungsi Media Pembelajaran

1. Menyederhanakan bahan belajar

2. Memfokuskan Perhatian

3. Membuat butir-butir yang dibahas menjadi lebih mudah diingat.

4. Mengantarkan ke tempat seharusnya dikunjungi

5. Melakukan keragaman penyajian

6. Menghemat waktu.

Manfaat Penggunaan Media

Menurut Kemt dan Dayton (198)

1. Pengajaran bias lebih menarik

2. Bahan pengajaran akan lebih jelas

3. Metode mengajar akan lebih bervariasi.

4. Kualitas hasil belajar dapat ditingkatkan

5. Pengajaran dapat diberikan kapan dan dimana saja

6. Sikap positif siswa terhadap apa yang mereka pelajari

7. Memberikan pengalaman nyata

Menurut Dale (1969)

1. Meningkatkan rasa saling pengertian dan simpati dalam kelas

2. Membuahkan perubahan signifikan dalam tingkah laku

3. Menunjukkan hubungan antar mata pelajaran dan kebutuhan, minat untuk meningkatnya motivasi belajar,

4. Membawa kesegaran dan variasi bagi pengalaman belajar

5. Membuat hasil belajar jadi bermakna

6. Imajinasi dan partisipasi aktif dan umpan balik

7. Melengkapi pengalaman

8. Memperluas pengalaman dan wawasan

9. Membangun struktur konsep dan system gagasan yang bermakna.

7. Tahapan-tahapan Penyusunan Program Pelatihan :

1. Menetapkan Klasifikasi pekerjaan, kemudian menyusun suatu deskripsi pekerjaan lengkap dengan tugas-tugas secara rinci.

2. Identifikasi kemampuan yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut, yang tediri dari perangkat keterampilan dan pengetahuan tertentu.

3. Penyiapan program pelatihan secara jelas, rinci, dan sistematik

4. Menetapkan metode dan tempat penyelenggaraan pelatihan dan materi pelatihan.

5. Riview program pelatihan dengan mengikutsertakan pengawas dan manajemen puncak.

6. Mempersiapkan para pelatih (instruktur)

7. Menyiapkan peserta pelatihan melalui prosedur seleksi tertentu.

8. Mengembangkan prosedur penilaian evaluasi dan tindak lanjut.

MENCIPTAKAN SITUASI BELAJAR

Untuk menciptakan situasi belajar pada pelatihan perlulah diperhatikan hal-hal sebagai berikut :

1. Pembina pelatihan adalah ORANG DEWASA yang sebelum mengikuti pelatihan, sudah mempunyai pengalaman dalam keluarganya sendiri, di masyarakat dan di tempat ia belajar, serta mungkin pula berpengalaman membina pelatihan. Pelatih harus pandai memanfaatkan pengetahuan dan pengalaman peserta tersebut, sehingga peserta akan bergairah belajar dan ahal tersebut akan saling menguntungkan.

2. Peserta datang ke pelatihan dengan berbagai macam tujuan dan keinginan. Kewajiban pelatih adalah memenuhi tujuan dan keinginan dan peserta dalam kegiatan pelatihan itu.

3. Pelatih harus mengetahui bahwa orang-orang akan belajar lebih baik bila :

a. Mereka merasa memerlukan adanya diklat itu.

b. Diklat itu direncanakan untuk memenuhi kebutuhan dan melengkapi kemampuan mereka.

c. Isi diklat teratur dan meningkat, dari yang sederhana sampai yang kompleks.

d. Hal-hal yang baru adalah sesuai dan merupakan penambahan atas apa yang mereka ketahui.

e. Mereka mengambil bagian dan berperan serta dalam semua kegiatan diklat secara aktif.

f. Pelajaran dan gagasan disajikan dengan banyak cara yang beraneka ragam (bervariasi).

g. Mereka merasa menerima sesuatu dari pelatih

h. Keadaan jasmani dan rohani mereka menyenangkan.

4. Hal lain yang perlu diingat :

“Berbicara bukanlah mengajar, mendengar bukanlah mengajar, dan tindakan karena keyakinan bukanlah pengetahuan”. Proses belajar itu akan lengkap bila peserta mengerti, menerima dan melakukan pengetahuan yang diperolehnya dalam kegiatan praktek.

KURIKULUM

Yang dimaksud dengan kurikulum adalah kumpulan mata acara kegiatan atau mata pelajaran dalam pendidikan / pelatihan yang diatur dan disusun secara sistematis untuk mencapai sasaran dan tujuan kegiatan/pendidikan.

Kurikulum itu disusun dengan mempertimbangkan subyek pendidikan, sasaran dan tujuan pendidikan. Ditinjau dari subjek pendidikan maka kurikulum untuk pelatihan bagi orang dewasa umum berbeda dengan kurikulum pelatihan bagi pejabat pemerintahan.

Begitu pula ditinjau dari sasaran dan tujuan pelatihan, maka kurikulum pelatihan keterampilan berbeda dengan pelatihan keterampilan penyediaan air bersih atau penyehatan lingkungan.

Sebagai missal kurikulum Pelatihan keterampilan penyehatan lingkungan bagi Pelatih/trainer yang berkewajiban menyebarluaskannya kepada semua anggota masyarakat di lingkungan, berbeda dengan kurikulum Pelatihan keterampilan penyehatan lingkungan bagi para remaja yang akan langsung memanfaatkannya. Dari kurikulum ini disusun silabus, yaitu pokok bahasan atau standar kompetensi dan isi tiap mata pelajaran.

MENENTUKAN SASARAN

Bila kita melakukan suatu pekerjaan, maka kita mempunyai TUJUAN KEGIATAN. Tujuan ini merupakan sesuatu yang abstrak (tidak nyata) dan ideal (merupakan cita-cita). Sebagai contoh bangsa Indonesia ingin mencerdaskan kehidupan bangsa dan membentuk masyarakat yang adil dan makmur itu seperti apa, sulit untuk dikatakan secara pasti.

Tetapi yang jelas, semua kegiatan pembangunan diarahkan ke tujuan tersebut. Jadi tujuan akan memberi ARAH ke mana kegiatan itu harus dilakukan. Disamping tujuan suatu kegiatan juga mempunyai SASARAN. Sasaran (objectives) adalah sesuatu yang pasti dapat dicapai, (dapat diukur, dilihat, dirasakan, dinikmati) sehingga untuk mencapai tujuan, perlu diusahakan untuk mencapai sasarannya.

Contoh yang lain :

“Saya pergi ke pasar” itu adalah tujuan.

“Saya ingin membeli 2 kg beras di took beras Rejeki” itu adalah sasaran.

Dengan demikian keberhasilan suatu usaha dapat dilihat dari sasaran yang dicapai.

A. Pengertian Sasaran

1. Sasaran dalam latihan adalah suatu persyaratan “keinginan” yang melukiskan peningkatan pengertian, kemampuan atau sikap peserta latihan, baik yang diharapkan oleh penyelenggara latihan, maupun oleh peserta latihan itu sendiri.

2. Sasaran adalah suatu hasil yang harus mendapat prioritas utama untuk dicapai, dalam rangka mencapai tujuan.

3. Sasaran merupakan hasil yang diinginkan (target).

B. Hasil Sasaran

1. Agar suatu kegiatan dinilai berhasil, maka sasaran harus tercapai. Oleh karena itu kita perlu menentukan sasaran apa saja yang harus dicapai, baik yang diinginkan penyelenggara maupun yang diinginkan peserta.

2. Sasaran tersebut harus jelas dan diketahui oleh semua pihak yang bekerjasama, sehingga terjadi adanya langkah yang sama atau serasi. Pada latihan diharapkan akan terjadi proses pembelajaran yang baik, sehingga latihan berhasil.

3. Untuk mencapai sasaran itu harus ada program langkah-langkah yang harus ditempuh, dan yang disesuaikan dengan situasi, kondisi dan kebutuhan setempat pada saat itu. Oleh karena itu sasaran harus memenuhi syarat :

a. Harus tampak dalam bentuk tertulis yang sederhana dan mudah dimengerti.

b. Harus nyata (dapat dilihat, dipegang atau dirasakan) dan dapat diukur.

c. Harus dapat dibayangkan dalam bentuk yang sama dengan bayangan yang diinginkan setiap pelaksana.

d. Harus merupakan pancaran (refleksi) dari adanya kemajuan yang mengarah pada tercapainya tujuan.

Dengan demikian tujuan biasanya menjawab pertanyaan “mau ke mana?” sedangkan sasaran akan bertanya lebih spesifik lagi yaitu dengan kata Tanya “untuk apa?”.

Setiap pelaksana menyelaraskan langkahnya menuju sasaran.

e. Kalau kita tidak menentukan suatu sasaran tertentu dalam kegiatan, maka kita tidak akan tahu apakah tindakan kita mencapai tujuan kegiatan secara tepat guna.

C. Kesimpulan

1. Tentukan sasaran kegiatan yang harus dicapai pada setiap kali kita merencanakan kegiatan.

2. Ukurlah sikap mula peserta kegiatan, misalnya “test awal”, atau melihat data pribadinya.

3. Programkan langkah yang merupakan latihan, agar peserta memperoleh sikap baru.

4. Lakukanlah penilaian atas peserta, baik selama kegiatan, maupun sesudah selesai latihan, dengan membandingkan sikap pada saat itu dengan sasaran yang ingin dicapai. Hasil akhir misalnya dari “test akhir” harus sama mendekati sama dengan sasaran.

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PELATIHAN

NO

JENIS PELATIHAN

TANGGAL PELAKSANAAN

PENANGGUNG JAWAB

1

Proposal

2

Rapat Persiapan

3

Buku Panduan

4

Spanduk

5

Surat Pemanggilan

6

Surat Tugas Panitia

7

Surat Tugas Mengajar

8

Surat Tugas Penerimaan Peserta

9

Jadwal

10

Absensi Peserta

11

Buku Laporan Kegiatan Harian

12

Tata Tertib Pelatihan

13

Surat Undangan Acara Pembukaan

14

Pembawa Acara/Doa

15

Persiapan Ruangan

16

Training Kit

17

Bahan Ajar / Penggandaan

18

Rapat Akhir (Finalisasi)

19

Pejabat yang membuka Pelatihan

20

Laporan Penyelenggara

21

Daftar Hadir Acara Pembukaan

22

Biodata/ Surat Tugas

23

Pelaksaan Pelatihan

24

Uang Transport Peserta

25

Uang Saku Peserta

26

Kegiatan Ekstra

27

Monitoring Pelaksanaan Pelatihan

28

Evaluasi Program

29

Supervisi KBM

30

Kunjungan Industri/ Studi Banding

31

Happy Day

32

Program PKL

33

Rapat Kelulusan

34

Penyerahan Sertifikat

35

Surat Undangan Penutupan

36

Pembawa Acara / Doa Acara Penutupan

37

Persiapan Ruangan

38

Pejabat yang menutup Pelatihan

39

Laporan Penyelenggaraan Pelatihan

40

Buku Laporan Ketua Pelaksana

41

Pelaksanaan PKL

42

Monitoring PKL

43

Penyerahan Laporan PKL

44

Kelulusan PKL

45

Surat Keterangan PKL

46

Pengiriman Surat Keterangan

8. Team Building Games: Tupai dan Pemburu

Pendahuluan dan Persiapan

Permainan ini dimainkan di luar ruang menggunakan sebuah balok kayu yang dibuat sedemikian rupa agar tidak bergerak. Panjang balok tersebut 1,5 hingga 2 meter, dan sebaiknya yang agak besar agar agak tinggi dari permukaan tanah ketika dinaiki oleh peserta. Peserta yang akan bermain terdiri dari 6-10 orang, tergantung besar dan panjang balok.

Instruksi dan petunjuk permainan

§ Pada awal permainan, kita minta seluruh anggota kelompok utk naik ke atas balok dan mereka harus saling membantu agar tidak terjatuh dari balok atau pun menginjak tanah.

§ Setelah semua naik di atas balok, kita mulai memberi instruksi dimana mereka harus berdiri berurutan sesuai instruksi yang kita minta. Misalkan saja, berdasarkan tanggal lahir,

§ Para Peserta harus mengatur barisan di atas balok tanpa boleh turun ke tanah, dari angka yg paling kecil ke angka yg paling besar.

§ Fasilitator menentukan mana yg menjadi bagian depan. Jika berhasil, lanjutkan dengan instruksi berikutnya, hingga 3 instruksi dapat mereka selesaikan dengan baik.

Larangan

Jika terjatuh pada salah satu tugas, maka dianggap gugur dan dilanjutkan dengan tugas kedua dan seterusnya.

Variasi

§ Bisa saja instruksinya urutan tinggi badan, nomor rumah dll.

§ Permainan ini dimainkan di luar ruang

Team Building Games: Hulahoop

Games ini dapat dalam kelompok, dengan jumlah anggota kelompok 6-10 orang. Hulahoop yang digunakan bisa yang terbuat dari rotan atau dari tali / webbing yg dibuat melingkar dengan diameter 1-1,5 meter.

Petunjuk

§ Caranya hulahoop diletakkan di pundak salah satu anggota kelompok

§ Kemudian dengan didahului aba-aba, hulahoop tersebut harus berpindah dari satu anggota kelompok ke anggota yang lain sampai ke anggota keloompok yang terakhir,

§ Anggota kelompok boleh menggerakkan seluruh badan untuk membuat hulaoop tersebut bergerak,

§ Posisi peserta dapat dibuat melingkar atau berjajar atau berbaris ke belakang.

Larangan:

§ Webbing / hulahoop tidak boleh dipegang atau digenggam oleh tangan anggota kelompok.

Variasi

§ Sebagai variasi, perpindahan hulahoop dapat dibuat satu arah atau bisa juga bolak-balik.

§ Jika menggunakan tali/webbing, dapat juga divariasikan dengan menggunakan 2 hulahoop yang harus berpindah berlawanan arah.

§ Untuk lebih meriah, permainan ini dapat dimainkan dalam format kompetisi dengan membentuk 2 atau 3 kelompok jika jumlah pesertanya mencukupi, dan mereka yang paling cepat yang menang.

Team Building Games: Prisoner’s Dilemma

Games training ini biasanya di pakai untuk memahami strategi pemecahan masalah dalam lingkup korporasi, kelompok dan individu; komunikasi, dan konflik versus kerjasama dalam kelompok. Bersumber dari konsep dari “Games Theory” yang sangat terkenal di dunia manajemen

Instruksi

Bayangkan Anda dan tiga orang teman Anda tertangkap polisi karena dituduh melakukan kejahatan A dan B. Kejahatan A sudah terbukti dan kemungkinan besar Anda berempat akan terkena sangsi 2 tahun penjara. Kejahatan B belum terbukti dan vonisnya tergantung pada kesaksian Anda berempat. Jaksa membujuk Anda untuk bersaksi terhadap satu-sama lain. Anda ditempatkan secara terpisah dari teman Anda dan tidak dapat berkomunikasi satu-sama lain.

Aturan main

· Jika Anda mau bersaksi atas kejahatan Anda dan teman-teman, Anda akan bebas dan tiga teman Anda akan dihukum 6 tahun penjara.

· Jika dua orang dari empat orang bersaksi, maka yang bersaksi akan mendapat hukuman 1 tahun penjara dan yang tidak bersaksi 5 tahun penjara.

· Jika tiga orang bersaksi maka yang bersaksi terkena 2 tahun penjara dan yang tidak bersaksi akan mendapat hukuman 4 tahun penjara.

· Jika empat orang bersaksi maka semuanya dihukum 3 tahun penjara.

· Jika Anda dan teman-teman tidak bersaksi (4 orang), maka Anda semua terkena akan terkena hukuman 2 tahun penjara.

· Jadi ada dua pilihan: bersaksi (tidak mau bekerjasama dengan teman) atau tidak bersaksi (bekerjasama dengan teman).

· Anda harus mendapatkan hukuman yang sekecil-kecilnya.

· Tujuan dari setiap pemain: mendapat nilai setinggi-tingginya.

Secara singkat aturan main itu adalah:

· Satu orang bersaksi => bersaksi: bebas; tidak bersaksi: 6 tahun penjara.

· Dua orang bersaksi => bersaksi: 1 tahun penjara; tidak bersaksi: 5 tahun penjara

· Tiga orang bersaksi => bersaksi: 2 tahun penjara; tidak bersaksi: 4 tahun penjara

· Empat orang bersaksi => semua 3 tahun penjara

· Tidak ada yang bersaksi => semua dua tahun penjara

Aturan main lain

Nilai:

· 0 tahun penjara = 600

· 1 tahun penjara = 500

· 2 tahun penjara = 400

· 3 tahun penjara = 300

· 4 tahun penjara = 200

· 5 tahun penjara = 100

· 6 tahun penjara = 0

Insight dari permainan

· Pesan moral: bekerjasama baik jika dan hanya jika kecurangan langsung dihukum. Hasil yang baik dari bekerjasama dapat diperoleh jika semua pihak tidak curang.

· Bekerjasama akan memberi hasil yang lebih baik untuk semua pihak dibandingkan tidak bekerjasama.

· Orang yang curang akan mendapatkan keuntungan lebih besar dengan biaya kerugian besar pada orang lain.

· Orang yang tidak akan ditemui lagi di masa depan, lebih mudah kita curangi/khianati.

· Orang yang akan ditemui lagi di masa depan, lebih berat kita curangi/khianati karena ada kemungkinan ia membalas dendam terhadap kita.

· Expectancy di masa depan menjadi pertimbangan bagi tindakan masa kini.

Pertanyaan penting

· Bisakah orang hidup sendiri?

· Mungkinkah ada orang yang tak terkait dengan orang lain?

· Mungkinkah satu orang terus sejahtera dan orang lain terus menderita?

· Apakah penderitaan orang lain tidak punya pengaruh terhadap kesejahteraan kita?

Pertimbangkan!

· Bagaimana jika setiap tindakan bekerjasama diberi penghargaan?

· Bagaimana jika setiap kecurangan atau pengkhianatan diberi hukuman?

· Bagaimana jika setiap penderitaan orang lain mempengaruhi kesejahteraan kita?

Implikasi Prisoner’s Dilemma

· Dalam keseharian kita banyak situasi yang analog dengan prisoner’s dilemma.

· Bisnis: hubungan antara produsen dan konsumen; hubungan antara atasan dan bawahan; hubungan antara pemilik usaha dan pegawai.

· Cinta dan hubungan interpersonal: hubungan suami-istri; persahabatan; percintaan; hubungan dengan tetangga.

Pikirkan!

· Bagaimana keadaan dunia jika orang tidak mau bekerjasama?

· Mungkinkan kehidupan manusia berlangsung tanpa kerjasama?

· Bisakah kita hidup layak jika orang lain menderita?

· Bagaimana kita bekerjasama dengan orang yang tak memiliki daya untuk bekerja?

· Insight yang lain

· Manusia perlu bekerjasama.

· Kesejahteraan orang lain penting untuk kita.

· Saling percaya adalah syarat dari kehidupan bersama.

· Mementingkan diri sendiri tanpa menghiraukan orang lain membawa kita kepada kerugian. Untuk menjaga diri tetap baik, kita perlu mementingkan orang lain.

· Kesejahteraan bersama menjadi dasar dari kesejahteraan diri sendiri.

Pelajaran dari Prisoner’s Dilemma

· Win-win solution bisa dicapai.

· Xenophobia, rasisme, dsb. menghambat kerjasama dan pencapaian hasil yang baik untuk semua orang yang bekerjasama.

· Berpikir positif dan tindakan afirmatif memudahkan kerjasama dan pencapaian hasil yang baik.

· Semakin kita mengenal satu sama lain, semakin besar kepercayaan dan semakin banyak tingkahlaku kooperatif yang ditampilkan.

9. Contoh Kerangka dasar Materi Pelatihan

Kerangka dasar materi Pelatihan Manajemen Organisasi Nirlaba:

· Visi, misi, nilai NGO

· Perbedaan Prinsip Organisasi Nonprofit dan Profit

· Hubungan NGO dan masyarakat

· Prinsip dasar manajemen

· Beberapa teori manajemen

· Dasar-dasar Organisasi

· Diagram proses manajemen

· Beberapa fungsi manajemen dalam organisasi

· Rekrutmen, penugasan dan insentif

· Sumber relawan

· Ukuran / kriteria kelompok (Tim Kerja) yang efektif

· Komunikasi interpersonal di dalam organisasi

· Proses, prosedur dan siklus sistem pembukuan

· Perencanaan Finansial

· Laporan Keuangan kepada organisasi donor

1. Mengembangkan Pengembangan Materi Pelatihan. Beberapa materi pelatihan yang dianjurkan:

· Pelatihan bagi petugas data ;materi :kamus data ;Isi :daftar indikator, rumus, definisi, sumber data, & petunjuk pengisian format.

· Pelatihan bagi pengguna data ; materi : panduan untuk pengguna data (berbeda untuk setiap tingkatan); Isi : analisis data, interpretasi, dan penggunaan.

· Pelatihan bagi Operator komputer ; materi : panduan penggunaan software ; Isi : petunjuk yang jelas (dilengkapi dengan contoh) bagaimana penggunaan software ; permasalahan.

· Pelatihan untuk pelatih ; materi :panduan bagi pelatih ; Isi: petunjuk bagaimana melaksanakan pelatihan program bagi petugas data dan pemngguna data, strategi pengajaran, petunjuk penggunaan buku panduan bagi pengguna data dan petugas data.

2. Reproduksi Menyusun kembali materi pelatihan. Karena ada kemungkinan modifikasi format, struktur dan isi materi pelatihan berdasarkan evaluasi sebelumnya, oleh karena bahan materi yang akan dicetak kembali perlu diperhitungkan.

10. Training Programmes

Pelatihan yang saya ikuti yaitu :

Quality Management System”

Inti Materi Pokok yang menarik bagi saya :

Saat ini ekonomi yang dinamis membutuhkan perusahan untuk secara konstan melatih karyawan mereka karena perubahan-perubahan yang terjadi sangat cepat. Ilmu pengetahuan terus berkembang dengan pesat, aspekaspek yang tidak pernah ada sebelumnya bermunculan secara tiba-tiba untuk disajikan utuh, bangkit menjadi kompetitor tertentu yang mengancam bisnis anda. Jelaslah bahwa karyawan anda membutuhkan pelatihan untuk tetap dapat berada di atas dari lingkungan yang berubah amat cepat ini. Namun demikian, amatlah sulit untuk dapat mengetahui pelatihan apa yang dibutuhkan oleh karyawan anda, apalagi untuk memanfaatkan pelatihan

apa yang ada atau menjadwalkan pelatihan untuk karyawan anda.

Administrasi pelatihan menyediakan kebutuhan-kebutuhan ini dengan memberikan suatu modul manajemen pelatihan yang lengkap dengan fleksibilitas guna menentukan kebijakan-kebijakan pelatihan dan jenis-jenis pelatihan. Lebih jauh dari itu modulnya diberikan secara terbuka , lingkungan pelayanan yang mandiri bagi karyawan bersamaan dengan manajemen dapat menentukan alur kerja dan mengakses suatu peralatan pelaporan dan analisa yang lengkap.

Sistim mengintegrasikan program-program pelatihan dengan kode-kode pekerjaan, kursus-kursus pengawasan, pelacakan, anggaran pengeluaran dan melakukan perbandingannya biaya dengan perkiraan biaya sesungguhnya.

Meningkatkan keefisiensian dari proses pelatihan dengan menurunkan proses biaya dari permintaan pelatihan dan persetujuannya karena semua permintaan dan persetujuan berada dalam wadah yang online. Semua kegiatan proses dan persetujuan ditampilkan dengan cepat tanpa memerlukan catatan kertas atau biaya-biaya memindahkan catatan kertas tersebut antar departemen untuk persetujuan dan konsilidasinya. Modulnya juga memungkinkan bagi karyawan untuk mengajukan pelatihan online. Karyawan sendiri mungkin berada dalam posisi yang bagus untuk mengajukan pelatihan yang dibutuhkan guna menyukseskan posisi mereka.

Sistemnya juga menyederhanakan dan mengotomatiskan proses pelatihan, membuatnya menjadi efisien, bebas melakukan kesalahan dalam proses. Secara spesifik administrasi pelatihan memberikan beberapa keuntungan sebagai berikut:

Meningkatkan Keefisiensian Departemen

Departemen mampu untuk mengkonfigurasikan aturan dan alur kerja yang berkaitan pada permintaan dan persetujuan pelatihan. Apabila telah terkonfigurasikan, pelatihan dapat diproses dengan hanya satu item tertentu memerlukan persetujuan tertentu yang tergantung pada alur kerjanya. Semua pelatihan yang sudah disetujui secara otomatis akan meng-update catatan kehadiran karyawan. Apabila pelatihan telah berakhir, sistim secara otomatis akan meng-update sejarah pelatihan karyawan serta kompetensinya. Departemen HR dapat bebas sejenak dari urusan pekerjaan memproses pelatihan serta dapat memfokuskan tenaga mereka sepenuhnya pada strategic pengembangan.

Pengawasan Manajemen yang Lebih Baik Tanpa Membuang Waktu

Para manajer pada tiap tingkatan dengan mudah dapat menjadi bagian dari proses persetujuan berdasarkan kriteria yang berbeda, atau dapat dengan mudah untuk melihat kedalam rincian dari permintaan pelatihan.

Permintaan-permintaan muncul dalam inbox manajer yang berwenang dan semua rincian yang dibutuhkan dapat diakses dengan mudah.

Penggunaan yang Mudah, Proses yang Cepat dan Mudah bagi Karyawan

Para karyawan dengan mudah dapat memberikan permintaan pelatihan melalui sistim. Waktu yang dibutuhkan untuk mengisi formulir-formulir yang komplek dan meneruskannya untuk mendapatkan persetujuan dapat di perkecil. Karyawan dapat masuk dalam sistim kapan saja untuk memeriksa status permintaan mereka.

Meningkatkan Analisa Mengenai Pelatihan yang Dibutuhkan bagi Karyawan Tertentu

Dengan modul ini, Departemen dapat menganalisa pelatihan yang dibutuhkan bagi karyawan mana saja dan untuk posisi apa saja, dengan cepat dan mudah. Apabila telah dikonfigurasikan, sistim bahkan dapat menyarankan pelatihan yang dibutuhkan bagi karyawan sebagai catatan untuk kepentingan promosi atau mutasi.

Meningkatkan Analisa dari Biaya-biaya Pelatihan dan Alokasi

Para manajer dan departemen menerima suatu variasi peralatan untuk menciptakan laporan-laporan serta menganalisa pelatihan yang diterima oleh karyawan. Anggaran pelatihan dan biaya-biaya pengeluaran juga dapat diatur melalui modul ini. Dengan peralatan-peralatan ini, para manajer dapat menentukan apabila perusahaan terlalu banyak menghabiskan biaya dalam area pelatihan tertentu dan membuat penyesuaian yang tepat serta menjalankan kebijakan perusahaan, jika dibutuhkan.

Meningkatkan Pengawasan Biaya

Manajemen dan Departemen dapat melihat anggran pelatihan dan biaya pengeluaran sesungguhnya dengan mengclick pada tombol, sama seperti pada permintaan pelatihan. Akses ke informasi ini memungkinkan bagi para pembuat keputusan untuk memprioritaskan anggaran pelatihan dengan lebih efektif dan sesuai dengan anggaran yang ditetapkan.

Meningkatkan Kemampuan Karyawan Tanpa Menurunkan Produktivitas Mereka

Dibangun dengan metode-metode jenis pelatihan yang tidak terbatas, yang mana termasuk pelatihan internal, pelatihan external dan eLearning. Dengan berbagai metode variasi pelatihan ini, karyawan boleh memilih pelatihan yang tepat yang sesuai untuk mereka. eLearning asalnya dirancang bagi karyawan tertentu untuk menghadiri pelatihan virtual selama jam-jam kerja tidak produktif mereka guna meningkatkan produktivitas dimasa yang akan datang.

Penggunaan Kertas yang Rendah, Mencetak, Menyetujui dan Biayabiaya Pengiriman.

Secara dramatis menurunkan biaya-biaya yang berkaitan dengan proses pelatihan. Proses yang dijalankan secara online dan otomatis menurunkan semua biaya-biaya ini tanpa mengorbankan pengawasan pada proses pelatihan.

Karyawan dengan Kualifikasi Tinggi

Karena memungkinkan secara otomatis bagi departemen untuk mengidentifikasikan kelemahan yang dimikili oleh seorang karyawan dan pelatihan apa yang dibutuhkan baginya, melanjuti pengembangan dari group karyawan atau keseluruhannya dapat tercapai.

Pelayanan Mandiri Karyawan

Merupakan 100% solusi yang berdasarkan web. Semua fungsi dibuat tersedia bagi karyawan untuk melayani diri mereka berdasarkan pada penyetelan keamanannya. Untuk administrasi pelatihan, hal ini memberikan ke-fleksibelan bagi per usahaan dalam memungkinkan adanya ketransparanan kepada karyawan, pengawasan oleh manajemen, dan penyebaran yang mudah dari proses reimbursement dan persetujuannya oleh orang yang tepat. Ke-fleksibelan dari interface yang terbuka dan proses akan secara lengkap merubah cara pelatihan di proses pada perusahaan.

Alur Kerja Persetujuan

Manajer alur kerja memungkinkan untuk pengartian y ang fleks ibel dari tahap-tahap persetujuan untuk pelatihan. Pelatihan dapat dibagi berdasarkan jenis darimana mereka berasal atau kiteria lainnya. Sistim akan secara otomatis menentukan rang-orang yang mana atau pos is -posisi yang membutuhkan persetujuan, memungkinkan tahap-tahap yang multiple untuk pers etujuan dan multiple orang-orang untuk memproses tahap manapun. Pemberitahuan akan dikirim s ecara otomatis melalui email, dan tiap pemakai dapat dengan mudah melihat persetujuan yang mana yang ditunda untuk diproses pada saat mereka masuk kedalam sistim. Para pemakai dapat menyetujui banyak item-item dalam suatu group atau memproses perindividu, kemudahan untuk melacak lebih jauh ini memungkinkan para pemakai untuk menyelidiki rincian dari permintaan apapun.

Persetujuan Online

Semua persetujuan diproses oleh para pemakai yang berwenang secara online. Apabila telah disetujui, suatu permintaan secara cepat diteruskan ke proses persetujuan berikutnya. Jika persetujuan tidak di proses cepat, indikator dalam aplikasiakan mengidentifikasikan adanya kemacetan kemudian membantu para manajer memutuskan jalan keluar untuk mengatasi ketidak efisiensian ini.

Metode Pelatihan yang Multiple

Metode Pelatihan dibangun dengan metode-metode pelatihan yang multiple, termasuk pelatihan external, pelatihan internal dan eLeraning. Para karyawan dapat memilih jenis pelatihan apapun yang sesuai dengan keinginan mereka.

Rencana Pelatihan dan Jadwal Training

Memungkinkan bagi aministrasi atau supervisor untuk merencanakan pelatihan bagi para karyawan mereka atau subordinate. Rencana pelatihan kemudian digunakan untuk menciptakan jadwal pelatihan yang mana menunjukkan semua pelatihan yang sudah terjadwalkan beserta penjelasannya.

Anggaran Pelatihan dan Biaya Pengeluaran

Memberikan dukungan baik untuk memberikan anggaran untuk pelatihan bagi tiap posisi maupun biaya pengeluaran yang dikeluarkan sesungguhnya. Apabila permintaan pelatihan mendekati atau melampaui anggaran, suatu peringatan akan ditemukan pada layar dan sistim dapat mengkonfigurasikan baik secara otomatis maupun manual menolak atau menyetujui permintaan yang melebihi anggaran tersebut.

Hasil Pelatihan

Setelah pelatihan telah berakhir, hasil pelatihan karyawan dapat dilacak melalui sistim, secara otomatis memberikan dampak kepada kompetensi dan keahlian mereka. Administrasi HR dapat melacak pelatihan yang telah diikuti k ary awan dan sebagai hasilnya akan memberikan dampak kepada mereka. Oleh karena itu, administrasi, dapat melakukan anlisa pelatihan mana yang efektif dan mana yang tidak .

Evaluasi Pelatihan

Dilengkapi dengan fungsi untuk mengevaluasi pelatihan. Karyawan dapat masuk dalam survey-survey evaluasi pelatihan. Survey-survey ini dirancang untuk memberikan departemen HR pemeriksaan yang cepat dari keefektifan pelatihan dan pelatihnya itu sendiri.

Peringatan Email

Jika permintaan pelatihan dari karyawan dan para pemakai terlibat di dalam persetujuan tetap akan terinformasikan akan proses melalui peringatan email. Para pemakai dengan mudah dapat mengclick deretan text pada email untuk mendapatkan rincian lebih jelas mengenai pelatihan, atau proses yang memerlukan persetujuan.

Laporan Pelatihan

Dibangun dengan modul laporan pelatihan untuk memberikan sasaran informasi pada proses pelatihan untuk adminis trasi HR, supervisor, atau para peserta latihan. Kebanyakan dari laporan-laporan standar proses pelatihan telah tersedia

Indikator Masalah

Indikator Dashboard di dalam memungkinkan para manajer dan para pemakai dari departemen HR untuk melihat serta mengidentifikasik an is u-isu yang berkaitan dengan proses pelatihan. Indikator Dashboard dapat digunakan untuk mengidentifikasikan suatu proses persetujuan yang berjalan lamban, biaya-biaya pengeluaran pelatihan menjadi terlalu bes ar, atau secara virtual adanya aspek lain dari proses pelatihan yang harus dilacak . Indikator Dashboard memungkinkan sistim untuk tetap dapat melacak proses-proses ketimbang memaksa para pemakai untuk membuang waktu mereka untuk mempelajari laporan-laporan guna mengidentifikasikan masalah-masalah lainnya.


DAFTAR PUSTAKA

Nuryanti, Lena.2009. Manajemen Pelatihan. Bandung

http://www.gtzsfgg.or.id/index.php?page=training-1&hl=id_ID#main

http://catatandarojat.blogspot.com/2009/06/empat-jenjang-evaluasi-pelatihan.html

http://catatandarojat.blogspot.com/search/label/5.%20pelatihan

http://www.pdf-search-engine.com/manajemen-pelatihan-pdf.html

http://www.dataon.com/library/files/hr_training_id.pdf

http://fp.brawijaya.ac.id/academic/pdf/09_4silabus_sarjana.pdf

http://direktif.web.id/arc/2003/09/materi-pelatihan-gratis

http://www.hotfrog.co.id/Companies/Lembaga-Pendidikan-Pelatihan-Manajemen-Drs-J-Tanzil-Co

http://www.voloxa.com/