Selamat Datang di X3-PRIMA, Melayani Setulus Hati, Memberikan yang terbaik

14.8.09

Organisasi

Pengawasaan dan Pengendalian Organisasi


A. Konsep Dasar Fungsi Pengawasan

Fungsi pengawasan pada dasarnya merupakan proses yang dilakukan untuk memastikan agar apa yang telah direncanakan berjalan sebagaimana mestinya. Termasuk kedalam fingsi pengawasan adalah identifikasi factor yang menghambat kegiatan. Fungsi pengawasan diperlukan untuk memastikan apakah apa yang telah direncanakan dan diorganisasikan berjalan sebagaimana mestinya atau tidak. Jika tidak, maka diperlukan proses mengoreksi kegiatan agar dapat mencapai hasil optimal.
Beberapa pengertian dari pengawasan
- Menurut Schermerhor Pengawasan adalah suatu proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan pengambiln tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan.
- Menurut Stoner, Freeman, dan Gilbert (2000) Pengawasan adalah proses untuk memastikan bahwa segala aktifitas yang terlaksana sesuai dengan apa yang direncanakan.
- Menurut Mockler pada intinya pengawasan tidak hanya berfungsi untuk menilai apakah sesuatu itu berjalan atau tidak,akan tetapi termasuk tindakn koreksi yang mungkin diperlukan maupun penentuan sekaligus penyesuaian standar yang terkait pencapaian tujuan dari waktu ke waktu.



B. Tujuan dari Fungsi Pengawasan
1. Adaptasi lingkungan Artinya agar perusahaan dapat beradaptasi dengan perubahan yang terjadi di lingkungan perusahaan, baik lingkungan yang bersifat internal maupun eksternal.
2. Meminimumkan kegagalan
3. Meminimumkan biaya
4. AntisipasiKompleksitas organisasi artinya agar perusahaan dapat mengantisipasi berbagai kegiatan yang kompleks.
C. Langkah-Langkah dalam Proses Pengawasan.
1. Penetapan Standar dan Metode Penilaian Kinerja
Tiga alasan mengapa tujuan harus ditetapkan dengan jelas dan menurut standar pencapaian tujuan :
a) Karena seringkali tujuan terlalu bersifat umum sehingga sulit untuk di nilai pada saat implementasi dilakukan.
b) Berdasarkan alas an pertama tersebut sebaiknya tujuan yang ditetapkan memuat standar yang lebih jelas dinyatakan
c) Karena kejelasan dan kelengkapan tujuan memudahkan manajemen dalam melakukan komunikasi dalam organisasi termasuk juga menentukan metode yang akan digunakan dalam mengevaluasi standar yang telah ditetapkan.
2. Penilaian Kinerja
Penilaian kerja adalah upaya untuk membandingkan kinerja yang dicapai dengan tujuan yang telah ditetapkan semula. Kegiatan ini merupakan proses yang berkelanjutan dan dilakukan terus menerus.
3. Penilaian Standar Kinerja
Kegiatan membandingkan apa yang telah kita peroleh dari hasil penjualan dengan standar yang telah ditetapkan.
Tiga kemungkinan hasil penilaian:
1. Kinerja > Standar
2. Kinerja = Standar
3. Kinerja < Standar
4. Pengambilan tindakan koreksi.
Ketika kinerja berada dibawah standar berarti perusahaan mendapatkan masalah. Oleh karena itu, perlu dilakukan koreksi mengapa masalah tersebut bisa terjadi.
Beberapa gejala yang memerlukan pengawasan dan pengendalian adalah sebagai berikut:
 Tejadi penurunan pendapatan, tetapi penyebabnya kurang jelas.
 Penurunan kualitas pelayanan
 Ketidakpuasan pegawai
 Berkurangnya kas perusahaan
 Banyaknya pegawai yang menganggur
 Tidak terorganisasinya setiap pekerjaan dengan baik.
 Adanya penghamburan dan inefisiensi
Beberapa gejala di atas dapat membantu perusahaan untuk mengenali bahwa “terdapat masalah dalam kegiatan perusahaan” yang memerlukan tindak lanjut guna dilakukan perbaikan.


D. Fungsi Pengawasan dalam Praktik
Pengawasan berdasarkan proses kegiatan:
a) Pengawasan awal (feedforward Controls) memastikan bahwa petunjuk yang jelas dan input yang ditetapkan telah tersedia.
b) Pengawasan proses (Concurrent Controls) memastikan bahwa segala proses dan perangkat penunjang berjalan sebagaimana mestinya.
c) Pengawasan Akhir (Postaction Controls) memastikan bahwa output yang dihasilkan sesuai dengan yang telah ditetapkan.
E. Pengawasan Internal dan Eksternal
Pengawasan internal adalah pengawasan yang dilakukan secara mandiri oleh setiap pekerja terhadap tugasnya sendiri. Pengawasan eksternal adalah pengawasan yang dilakukan oleh seseorang terhadap bagian atau orang lain.
Pengawasan Berdasarkan Fungsi Operasional dalam Manajemen
 Pengawasan SDM, dilakukan untuk memastikan bahwa seluruh SDM yang dimiliki oleh perusahaan bekerja sesuai dengan tugasnya, memastikan bahwa konpensasi serta manfa’at yang yang diberikan kepada SDM sesuai sesuai aturan yang berlaku dan harapan mereka
 Pengawasan dibagian informasi bertugas untuk memastikan apakah setiap informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan dapat tersedia atau tidak.
 Pengawasan di bagian keuangan, karena bagian ini merupakan salah satu bagian yang memegang peranan penting dalam kegiatan perusahaan.
Perusahaan perlu merencanakan dari mana sumber-sumber keuangan yang akan digunakan perusahaan. Kemampuan perusahaan melakukan pengawasan dan pengendalian kegiatan keuangan akan menunjukan apakah perusahaan mampu mencapai kinerja tertentu atau tidak. Kinerja keuangan perusahaan haruslah di informasikan dalamsuatu bentuk laporan tertentu yang sering kali dinamakan sebagai laporan keuangan. Laporan keuangan terdiri dari :
 Neraca (balance sheet) menggambarkan posisi keuangan perusahaan pada periode tertentu.
 Laporan rugi laba (Income statement) menggambarkan hasil operasi perusahaan dalam satu periode tertentu.
Fungsi pengawasan kegiatan keuangan perlu dilakukan untuk memastikan apakah berbagai kewajiban keuangan telah dipenuhi,juga untuk memastikan apakah alokasi perdanaan mampu mencapai target. Jenis kinerja yang di evaluasi adalah mengenai:
Penyimpangan anggaran yaitu perbandingan antara apa yang dianggarkan dengan apa yang dibelanjakan. Semakin sedikit penyimpangan anggaran maka semakin baik kinerja keuangan perusahaan.
Analisa rasio keuangan dilakukan untuk mengetahui kinerja perusahaan dari berbagai factor yang dijadikan kerangka acuan utama.
Rasio-rasio keuangan
Rasio liquiditas untuk memastikan tingkat kemampuan perusahaan dalam menjamin utang jangka pendeknya oleh asset-aset lancarnya.
Rasio leverage untuk memastika keadaan kemampuan perusahaan dari sisi asset yang dimiliki perusahaan untuk menjamin utangnya.
Rasio aktivitas untuk dinilai dan di awasi untuk mengetahui tingkat perputaran persediaan perusahaan dalam kegiatan bisnis yang dijalankannya, termasuk juga untuk mengetahui perkembangan piutang dagang dari perusahaan dibandingkan dengan tingkat penjualannya.
Rasio profitabilitas untuk memastikan apakah perusahaan mampu mencapai standar pencapaian profit yang telah mereka tetapkan.
 Manajemen kas. Kas merupakan asset keuangan dari perusahaan yang paling bersifat liquid atau lancer.
 Pengelolaan biaya. Dari sisi keuangan tujuan mendasar dari sebuah organisasi bisnis adalah untuk meningkatkan nilai kekayaan dari para pemilik organisasi bisnis. Semua itu dapat terjadi apabila profit target tercapai.
F. Cara Meningkatkan Profit Perusahaan:
o Meningkatkan jumlah penjualan, dengan asumsi jumlah biaya tetap
o Meningkatkan kenaikan jmlah penjualan diatas kemungkinan adanya kenaikan jumlah biaya.
o Mempertahankan jumlah penjualan dan mengurangi jumlah biaya.
o Mengurangi total biaya sekiranya terjadi pengurangan jumlah penjualan.
G. Pengawasan di bagian pemasaran
Pada dasarnya menyangkut bagaimana perusahaan mampu mengidentifikasi apa sebenarnya yang di inginkan dan dibutuhkan oleh pelanggan atau konsumen dan dengan cara bagaimana perusahaan dapat memuaskannya.
H. Pengawasan di bagian operasi atau produksi
Mencakup dari mulai kegiatan mendesain, mengoperasikan hingga mengawasi apakah system produksi atau sisitem operasi tertentu mampu menghasilakn barang atau jasa tertentu dari berbagai factor produksi yang dimiliki perusahaan.
Beberapa alas an mengapa bagian operasi atau produksi dari perusahaan perlu dipahami dan perlu mendapatkan pengawasan secara khusus:
a) Produksi merupakan salah satu kegiatan perusahaan yang utama, yaitu dalam menyediakan barang atau jasa yang diperlukan oleh konsumen.
b) Kegiatan produksi cenderung menggunakan keseluruhan penggunaan sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan.
c) Dikarenakan secara garis besar jenis produk dapat dibagi dua, yaitu barang dan jasa.
d) Kegiatan produksi atau operasi dalam beberapa hal sangat terkait dengan berbagai persoalan yang terjadi di masyarakat.
I. Mempertahankan Fungsi Pengawasan
Fungsi pengawasan dan pengendalian merupakan fungsi penting dalam manajemen organisasi perusahaan. Selain untuk memastikan bahwa tujuan dari organisasi perusahaan tercapai, juga untuk efisiensi dalam pencapaian tujuan perusahaan juga tetap dapat diraih.
J. Dua Pendekatan dalam Mempertahankan Fungsi Pengawasan:
1. Sistem Pengawasan Tradisional
Adalah upaya atau system untuk mempertahankan fungsi pengawasan melalui prosedur dan kegiatan yang melibatkan penentuan standar dari berbagai upaya untuk mencapai standar tersebut. Terdapat tiga pendekatan dalam system pengawasan tradisional; pengwasan diagnosik, pengawasan berdasarkan batasan-batasan ,dan pengawasan interaktif.
2. Sistem pengawasan berdasarkan komitmen
Lebih menekankan fungsi pengawasan dari sisi internal dari pada eksternal. Fungsi pengawasan yang berdasarkan komitmen berdasarkan system pengawasan kepada kesadaran dari setiap individu atau pekerja akan apa yang terbaik yang seharusnya ditunjukan oleh mereka dalam setiap pekerjaan yang mereka lakukan.
Dengan adanya upaya pembiasaan para pegawai untuk bertanggungjawab atas kepercayaan dan kewenangan dalam berbagai aktivitas, diharapkan para pegawai akan terbiasa untuk berinisiatif inofatif tanggung jawab, sekaligus juga melakukan koreksi terhadap diri sendiri.